秘書転職への道

秘書の仕事概要

秘書とは、企業の役員や経営者など、企業のトップのサポートをする仕事で、企業によってその業務は様々です。具体的には、役員等のスケジュール管理・調整、出張手配、電話応対、来客対応といった業務や、文書の作成、メールチェック、コピーといったものまで多岐にわたります。経営陣などのキーパーソンとのやりとりや、企業の重要事項に触れることもあるため、機密保持も重要となります。英語力を求める企業も少なくないため、語学力があると選択の幅が広がります。秘書は、経営者がより効率よく動けるように常に工夫をすることが求められ、経営陣候補として秘書を募集する企業もあるほどです。経営的な視点から企業の効率化に携わっていくことのできる職種です。

転職の目的

転職活動を始める前に、自分はなぜ転職したいのかを考えなければなりません。理由がはっきりしない転職活動はただ漫然と進むだけで、転職先が決まったとしても無意味に職場だけ変わり、また転職したいとなんて思うことになるでしょう。そうならないためにも、最初にじっくり考えてみることが大切です。

転職情報を集める

転職活動では基本的には自分で求人情報を集め、応募先を探し応募をしなければなりません。求人情報をどうやって集めるのか。主な媒体について解説します。

・求人情報誌・新聞

インターネット環境以外では、まず思いつく求人情報誌と新聞です。新聞を見ていて、求人情報を偶然見て転職を考えることもあるでしょうし。情報量が多く、求人情報を比較し、求人の波や給与相場を知ることが出来ます。新聞は情報が新しいことがメリット。しかし情報量が少なく、情報を比較しにくいのが新聞の難点なので、他の情報源も活用するべきでしょう。

・インターネット

インターネットを利用できる環境にある場合に、転職したいと考えたらインターネットで調べてみるのではないでしょうか？特定の業界の求人を集めたサイトや、人材紹介会社が持っている案件を掲載しているサイトなど、求人情報を掲載し、企業と直接コンタクトできるサイトなど、各サイトごとに違いがありますので、その違いを良く見極め、多くのサイトを見てまわり、自分に必要な情報がどのサイトで集められるか考えることが必要です。

・人材紹介会社

人材紹介会社は企業などが求める人材を探し、紹介する会社です。 登録者には希望に合った求人案件提案してくれます。転職活動を進める際に各ポイントでのアドバイスや雇用条件の折衝も行ってもらえる。またキャリアアドバイザーに希望条件を伝えることで、雇用条件と希望条件とのミスマッチを減らせます。利用するメリットは非常に大きいでしょう。人材コンサルタントが直接情報を聞いてくることが多く、新聞や求人情報誌に掲載されない隠れた求人情報が豊富です。

必要な能力・経験

必須ではありませんが、語学力が求められることが多いため、多くの企業ではTOEIC650点以上の能力は最低必要とされると同時に、Word、 Excel、PowerPoint等のPCスキルも求められます。また秘書技能検定、通訳検定を活かすことも可能です。 誰かのサポートをする能力よりも、経営をサポートする能力の方が求められるため、経営的視点が必要と言えます。現状に対して常にアンテナを張って、迅速に対応できる能力が求められます。そういった意味で、細かい気配りのできる方に合っている仕事と言えるでしょう。

転職事情・アドバイス

秘書業務に加えて、総務、経理を兼任という募集もあると同時に、英語力が必要とされる求人が圧倒的に多くなっているのが現状です。経験が少なくても年収が高い企業へのキャリアアップを図ることも可能な職種です。